English Russian
ГЛАВНАЯ| СКРИНШОТЫ| ЗАГРУЗИТЬ| РЕГИСТРАЦИЯ| НОВОСТИ| УРОКИ| КОНТАКТЫ

1. Управление делами по методу GTD



Программа NodeMind может быть использована для организации личной информации и управления делами.

Отличие от других программ: построение процессов и планов в виде схем, работа с картой как с записной книжкой, ведение с помощью программы статистики выполненных работ, хранение больших объемов информации в отдельных объектах карты, возможность прикреплять к отдельному объекту файлы и ссылки, возможность делать скриншоты в виде .jpg файла, функция вывода части поля на принтер, удобный экспорт/импорт данных для обмена схем с другими людьми, удобная система напоминаний событий для каждого отдельного объекта (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные события). Позволяет создавать большие схемы, работать с которыми удобно, а надежность сохранности данных значительно выше, чем в бумажном варианте, за счет возможности создания бесконечного количества копий карты.

Почему не бумага: Внесение изменений в бумажные схемы трудоемко и иногда невозможно, копирование бумажных носителей информации требует больше ресурсов, поиск в схемах, выполненных на бумаге, неудобен. Взаимодействие программы NodeMind и бумаги возможно, однако основная работа по планированию и ведению статистики осуществляется в программе.



Рассмотрим пример работы с программой по методу GTD (Getting Things Done) разработанного Дэвидом Алленом и описанного в одноимённой книге.

GTD основана на принципе, гласящем, что человек должен освободить свой разум от текущих задач, перенеся их на внешний носитель. Таким образом разум освобождается от запоминания того, что должно быть сделано, и может сконцентрироваться на фактическом выполнении самих задач.

В Интернете есть множество карт визуализации, показывающих как работать с этим методом. Использование программы NodeMind имеет более практичную направленность. Это сама организация дел. Используя все функции заложенные в программе, вы можете с ее помощью навести порядок в своих делах.


Согласно описанному в книге процессу обработки "разного" можно представить следующую схему:


(рисунок 1)


По словам самого автора метода Дэвида Аллена, данная схема представляет лишь общую концепцию.

Когда же дело доходит до реализации методики, то необходимо решить множество организационных задач.


Посмотрим на следующую часть схемы:


(рисунок 2)



"Что это?"
В этой части схемы есть блок "Что это?". Он подразумевает ответ на вопрос: "Что вы такое нашли в разном и пытаетесь систематизировать?". Хорошо если это дело. А если нет? Систематизация "разных" дел может затронуть не только дела. В корзинках может быть совершенно разное: ресурсы, умения, убеждения. Как правильно систематизировать такое "разное"? Конечно, можно все что не подпадает под категорию "дело" поместить в "справочные материалы". Однако, если мы хотим с ними работать, то лучше систематизировать их более детально, и нарисовать эту систематизацию в виде схемы. Если у вас еще нет такой схемы, то необходимо ее создать и потом приступить к сортировке "разного". Благодаря этому процесс будет идти быстрее. Конечно, новые категории можно будет добавлять и в ходе разбора "разного".


"Мусор"
Если из "разного" вынимается материальный предмет, и он не нужен, то вроде все просто. Но как надежно и навсегда выкинуть "мысль" в "мусор". Звучит хорошо: найдена мысль что мешает, анализируем ее, систематизируем, понимаем, что она не нужна и мешает, и выкидываем ее в "мусор". В действительности, процесс избавления от ненужных мыслей может быть более сложным, чем выглядит на схеме и требует определенных ваших личных навыков, и возможно, помощи сторонних специалистов. Допустим, у Вас при занятии важными рабочими делами возникают мысли о делах совершенно постороннего характера. Вы уверены, что сможете их классифицировать как "мусор" и избавиться от них раз и навсегда? Да и так, чтобы они уже больше никогда в голове у вас не всплывали? Тут, как видим, тоже не все так просто.


Идем дальше по схеме.
Следующий блок показывает, что делать с уже систематизированным материалом:


(рисунок 3)


При реальной работе по обработке "разного" на этом этапе может возникнуть неприятная проблема. Каким образом реализовывать данный этап? Планирование включает в себя: постановку цели, визуализацию результата, мозговой штурм, организацию и выбор следующего конкретного действия. При разборке "разного" может возникнуть огромная масса дел требующих детального планирования. Производить детальное планирование каждого проекта поочередно? Один только процесс мозгового штурма для одной единицы "разного" может занять целый день. А обработка всего "разного" может занять месяцы. И другое "разное" может быть уже просто выброшено в "мусор", когда до него дойдет очередь, по причине его неактуальности.

Я не пытаюсь критиковать схему описанную в книге. А скорее хочу лишь подтвердить слова автора книги "Getting Things Done" Дэвида Аллена, что данная схема отражает лишь общую концепцию работы. Для реализации метода GTD практически, необходимо построение схемы, основанной на реальных процессах протекающих в работе.

В программе NodeMind возможна реализация практического применения метода.


Для управления делами мной была разработана следующая схема.


(рисунок 4)


Начальный процесс обработки разного начинается с разборки всех своих контейнеров: кпк, записных книжек, ПК и т.д. Далее при анализе, что конкретно туда попало, происходит сортировка на "дело" или "не дело". Конечно, система подразумевает собой работу именно с делами. Но что делать если в контейнер попадет мысль, которую делом назвать нельзя. Возможно это будет информационный ресурс, или напоминание о материальном ресурсе. Сортируем его на этом этапе. И если это "не дело", идем влево по стрелочке и записываем его в нужный раздел.

Фактически данная схема является информационной - "как нужно действовать". Однако некоторые ее элементы будут вами изменяться и дополняться информацией. Это такие элементы как "списки", "ресурсы", "проекты", которые позволяют также ссылаться на другую карту, или использовать напоминания о периодических событиях.


На рисунке 4 можно увидеть раздел "ресурсы". Здесь хотелось бы сказать несколько слов о ресурсах. К ресурсам можно отнести то, чем вы владеете. "Материальные ресурсы" это заметки, которые вы делаете в программе. Своего рода информационные ссылки на материальные ресурсы. Туда, кроме материальных ресурсов в их привычном виде, идут также ссылки на имеющиеся документы, CD и другие носители информации. К "информационным ресурсам" можно отнести: сайты, пароли доступа, почтовые адреса, дерево, в котором вы отобразите ваших знакомых людей (контактная информация).


Вам необходимо будет выделить время и рассортировать все свои имеющиеся ресурсы. Для чего это нужно? Это нужно для двух основных целей:
1) Для легкого доступа к спискам имеющихся ресурсов, при проведении мозгового штурма в процессе планирования;
2) Для постоянного периодического их обзора.
Периодический обзор ресурсов имеет три главные задачи: проверка их наличия, проверка их технического состояния и поддержка ресурсов.


(рисунок 5)



Рекомендуется добавить к каждому ресурсу информацию о его свойствах. Так, при возникновении определенной ситуации в жизни, в которой участвует тот или иной ресурс, могут потребоваться дополнительные знания для принятия решений. А этих знаний может не быть, или они могут просто выпасть из внимания. Иначе же, у вас уже будет заготовленная база ресурсов, которую вы будете периодически просматривать и быть в курсе какими свойствами владеет тот или иной ресурс.

Так, я лично рекомендую все ваши собственные материальные ресурсы однозначно считать "материальными ресурсами". Объекты же внешнего мира, не являющиеся в вашей власти, "информационными ресурсами". Подразумевается не само владение этими ресурсами, а владение информацией о том, что это за ресурсы, информацией о их определенных параметрах, контактной информацией и т.д.


"Информационным ресурсом" можно считать информацию о ваших сотрудниках, информацию о заказчиках, информацию о магазинах и т.д.

Например, вы собрались пойти в магазин и купить чайник. Эта мысль у вас могла возникнуть либо в спокойной обстановке, либо в суматохе рабочего дня. Информация о магазине - является "информационным ресурсом". Допустим, вы раньше не потратили времени на добавления информации о магазине в вашу базу данных, и сейчас не учли определенные свойства этого объекта. Вы едите в магазин покупать чайник, тратите массу времени и перед входом в магазин обнаруживаете, что в этот день недели у них выходной день. Ясно, что пример простой. Однако было бы потрачено меньше времени, если бы вы заранее учли свойства "Магазина", и приняли бы правильное решение. А сколько в жизни бывает таких случаев? И сколько времени просто уходит даже не на ежедневную рутину, а просто "съедается" ненужными делами...


Итак, объекты внешнего мира, про которые вы не можете сказать, что вы ими владеете, добавляйте в категорию "информационные ресурсы". Анализируйте их и заполняйте их свойства. Это понадобиться как при периодическом просмотре ресурсов, так и при принятии решений в процессе работы и жизни.

Двигаемся далее по схеме. При определении, что это все таки "дело", поступаем также, как описано в книге: бросаем дело либо в мусор, либо в "когда-нибудь/ как-нибудь" (категории "справочные материалы" уже не будет, так как она считается ресурсом, который можно будет удобно использовать в работе).


Если это дело требует действий, то переходим к следующей части схемы:

(рисунок 6)


Насколько видно из схемы, на следующем этапе нам необходимо определить, какой же это все-таки проект. Если проект многошаговый, то он требует планирования: идем по связи вправо и определяем займет ли это планирование больше 2 минут. Здесь хотелось бы отметить, что данная реализация несколько отличается от приведенной в книге Дэвида Аллена схемы. Однако она имеет именно практическую основу.

Если план занимает меньше 2 минут, то быстро составляем его, скорее всего это будет в уме, и идем на следующий шаг "Какое следующее конкретное действие". Если планирование занимает больше 2 минут, то отложим планирование на будущее и следующим конкретным действием будет "составить план" (действие: сесть с ручкой и листком бумаги для составления плана). Добавляем действие "составить план" в список "Перепоручить" (поручить кому-то другому), или в категорию "Отложить" (на выбор: "Следующие действия" или "Еженедельник"). Список может находиться либо в программе, объект с рисунком монитор:



либо на бумажном носителе. Одно условие: где бы вы не хранили список дел, он должен находиться в вашей системе обзора. После добавления дела "составить план" в список, о нем можно временно забыть и дальше обрабатывать "разное".


Если же дело займет меньше 2 минут, то смотрим шаг "Это займет меньше 2 минут?" (рисунок 6). Если "да", то делаем это дело сейчас. Что если действие не будет сделано за 2 минуты? Что если действие "позвонить в магазин и узнать по поводу лампы" окончится ничем - телефон магазина будет постоянно занят? Тогда проверяется условие "не сделано", и если оно верно, то переходим на этап "Перепоручить" или "Отложить" наше незаконченное 2-х минутное дело.


Слева на рисунке 6 показаны этапы планирования. Здесь схема этапов планирования является информационной. Она не изменяется в процессе работы.
Для рисования же планов к каждому проекту используется часть схемы "проекты" или дополнительные карты.

Как уже говорилось выше, данные желательно вносить только в свойства объектов "ресурсы", "проекты", "умения", "убеждения", "правила", "инструменты".


Для хранения списков используйте объекты с рисунком:


Узлы с иконкой "блокнот":


необходимы лишь для визуального напоминания о том, что список находится не в программе NodeMind, а на внешнем носителе.

Для удобства, разбивайте списки дел по категориям: "Дом", "Работа", "Магазин", "Аптека" и т.д. Тогда, если эти списки дел будут находиться в вашей системе обзора, вы без труда вспомните о деле из списка актуальном на данный момент.


Если вы храните списки в программе, то можно держать списки как свойства объекта:

(рисунок 7)


Записи о проектах можно добавлять в эту часть схемы:

(рисунок 8)


Записи о проектах лучше вести в этой же карте, построение же детальных планов и схем для больших проектов перенести в другую карту.

В нижней части схемы (рисунок 4) расположены информационные схемы проведения "обзора", "принятия решений" и "ключевых идей".


(рисунок 9)


Под информационными схемами понимаются схемы, помогающие настроиться на процесс работы, они не используются для хранения информации.
Как видно из рисунка 4, все схемы, рабочие и информационные, могут находиться на одном поле, а это удобно для работы. Информационными схемы являются только условно. Вы можете их редактировать при острой необходимости. Информационные схемы - это своего рода алгоритм, по которому нужно работать.

Замечу еще раз. Схема, описанная на рисунке 4, не является просто справочной картой. Это реализация работы по управлению делами согласно методу GTD. То есть, вы работаете с этой картой в реальном времени, занося туда информацию и используя ее.

Данную схему желательно сделать основной при работе с программой. Своего рода связующим звеном между другими картами. Назовем ее, скажем, "main". Какие еще могут быть карты? Это карты проектов, ресурсов, развития умений и изучения новых знаний, биографические карты.


Карты проектов
Для каждого отдельного проекта можно сделать отдельную карту, в которой производить формулировку цели, генерацию идей, строить цепочки возможных вариантов достижения цели, вести там статистику работы, добавлять информацию касающуюся этого проекта, добавлять рисунки на карту для улучшения визуализации, прикреплять аудио и видио файлы.


Карты ресурсов
Для улучшения работы с ресурсами возможно возникнет необходимость сделать более подробную карту ресурса. Конечно можно использовать для хранения информации карту "main". Однако, если объектов в ресурсе слишком много, можно сделать дополнительную карту этого ресурса и с карты "main" поставить на нее ссылку. Такая необходимость может возникнуть, например, при составлении списка информационного ресурса - "контактная информация" ваших заказчиков, которых у вас более 1000. Данную информацию можно разбить на категории и подкатегории, и разместить ее на карте в виде дерева.


Карта развития умений и изучения новых знаний
Возможно, в списке проектов главной карты окажется проект "научиться управлять самолетом", или любой другой проект, касающийся изучения нового умения, получения новых знаний и т.д. При изучении нового у вас будет три варианта: не сохранять полученную информацию на внешний носитель, сохранять информацию на внешний носитель в виде последовательного текста, сохранять информацию в виде схем. В первом случае вероятность потери более 80% информации слишком велика. Во втором случае разобраться "что есть что" при повторном просмотре займет слишком много времени, а запоминание таких конспектов требует больших затрат времени и внимания. Третий вариант наиболее приемлемый. Визуальное представлении полученных знаний позволит не только легко запомнить полученную информацию, но и освободит мыслительное пространство для получения новых знаний и обработки существующих. Такой вид представления информации называется "семантические сети". Семантическая сеть - это структура для представления знаний в виде узлов, соединенных дугами.


Карта личной биографии
В процессе жизни многие люди ведут дневники и блоги. Конспектирование происходящих событий в жизни человека рекомендуется многими психологическими школами. Ведение карты личной биографии поможет вам с течением времени не забыть о прошедших событиях, и иметь более подробную информацию о них. Также, периодический просмотр биографии помогает взглянуть свежим взглядом на прошлые события и, возможно, по другому их переосмыслить. Очень удобно работать с биографической картой при корректировке личных убеждений.




Загрузить пример карты "main_my": Загрузить>>

Для просмотра карты установите программу NodeMind, используя меню программы (синяя сфера) зайдите в окно управления картами и добавьте карту в программу.

Вы можете показывать карты своим знакомым, у которых нет зарегистрированной версии программы. Для просмотра любой схемы, построенной в NodeMind регистрация не нужна. Регистрация требуется только для создания схем.






Видеоуроки

Примеры использования

Управление делами


Обучение


Личная биография


Генеалогическое дерево



NodeMind



Рекламные ссылки:

Copyright © 2006-2011, NodeMind. Все права защищены. Создание сайта Web-студия Nodemind®
Этот материал не может быть опубликован, дублирован, распространен или переписан без разрешения автора.